Alla som sysslar med Heta Arbeten har ett ansvar att förhindra att brand uppstår. Om det arbete som ska utföras kan uppfattas som brandfarligt ska den som avser att bedriva eller låta bedriva arbetet utse en tillståndsansvarig som har till uppgift att bedöma om arbetet medför fara för brand. Om en sådan fara bedöms föreligga ska försäkringsbolagens och SBF:s gemensamma Säkerhetsregler för Heta Arbeten följas. Dessa regler kräver bland annat att ett tillstånd utfärdas för arbetena, att den som utför eller bevakar arbetena har behörighet och att ett antal skadeförebyggande åtgärder vidtas före, under och efter den tid som arbetena utförs.
Hetarbetaren, det vill säga den som utför de Heta Arbetena, ska alltid ha ett giltigt certifikat för Heta Arbeten. Även brandvakten, det vill säga den som ska bevaka att brand inte uppstår, ska ha ett giltigt certifikat för Heta Arbeten.
Den tillståndsansvarige är den som ger hetarbetaren ett skriftligt tillstånd genom att skriva på Tillståndslistan för brandfarliga Heta Arbeten. Den tillståndsansvarige, som vanligtvis utses av den som är beställare av de Heta Arbetena, ska ha giltigt certifikat om arbetsuppgiften att utfärda tillstånd är återkommande .
Giltighetstiden för ett certifikat är fem år. Därefter kan det förnyas för ytterligare fem år efter genomförd utbildning.